¿Quién tiene la obligación de reportar los empleados nuevos?
Los empleadores u organizaciones laborales que operan en el estado de Arizona están obligados a enviar una notificación sobre los siguientes empleados:
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Empleados nuevos: Los empleadores deberán brindar información sobre todos los empleados que vivan o trabajen en el estado de Arizona a quienes pagan algún ingreso, incluso si los empleados trabajan únicamente por un día y cesa su relación laboral (antes de que el empleador haya tenido oportunidad de completar los requisitos de notificación de contrataciones nuevas).
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Empleados recontratados o regresando al trabajo: Los empleadores deben reportar recontrataciones y empleados que regresan al trabajo después de ser despedidos o separados de trabajo sin sueldo por más de 60 días por cualquier razón. Esto incluye empleados como los maestros, profesores, sustitutos, los trabajadores de temporada, etc.
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Trabajadores temporales: Las agencias de trabajo temporario son responsables de reportar la contratación de todas las personas que emplean. Se deberá reportar la contratación del empleado solamente una vez; sin embargo, deberán reportar la recontratación del empleado si no ha trabajado para la agencia por más de 60 días por cualquier razón.
¿Qué información debo incluir en los informes?
Información requerida del empleador:
- Número de identificación federal del empleador (FEIN). Si tiene más de un FEIN, asegúrese de usar el mismo número que usa en los informes de salarios al estado.
- Nombre del empleador (utilice el nombre de la empresa)
- Dirección del empleador (la dirección donde se deberán enviar las órdenes de retención de ingresos)
Información requerida del empleado:
- Nombre completo del empleado (indique primer y segundo nombre, y apellido)
- Dirección del empleado
- Número de seguro social del empleado
- Fecha de contratación del empleado
- Estado de contratación del empleado (sólo si usted hace la notificación como empleador que opera en varios estados)
Información opcional sobre el empleador:
- Número de teléfono del empleador
- Nombre de contacto de la empresa
- Dirección de correo electrónico del empleador
- Disponibilidad de seguro médico
Información opcional sobre el empleado:
- Estado de contratación del empleado
- Fecha de nacimiento del empleado
- Salario de Empleado
- Frecuencia de pagos
¿Cuándo necesito enviar la notificación de un empleado nuevo?
La ley estatal de Arizona 23-722.01 requiere que todos los empleadores envíen los informes de contrataciones nuevas dentro de los 20 días del primer día de contratación, recontratación o retorno al trabajo. Los empleadores que envíen la notificación de manera electrónica o magnética deberán hacerlo en dos transmisiones mensuales, separados por no más de dieciséis días.
¿Adónde mando los informes?
La carga de archivos a través de este sitio web.
Utilizando nuestro sitio para informar sobre los empleados nuevos en línea es una opción muy popular para los empleadores. Esta característica proporciona la confirmación de los informes recibidos para impresión, además de estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.
A través de Protocolo de Transferencia de Archivos ( FTP ) utilizando software de cliente FTP .
Informes manuales - Informes de empleados nuevos en papel pueden ser enviadas por fax o por correo a nuestro centro.
Si tiene preguntas adicionales, por favor, póngase en contacto con nosotros.
¿Por qué se exige la notificación de contrataciones nuevas?
En 1996, el Congreso aprobó una ley llamada "Ley de Reconciliación de Responsabilidad Personal y Oportunidad Laboral" (Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act, PRWORA), como parte de la reforma de bienestar social. Esta legislación impuso el requisito a los empleadores de los 50 estados de reportar las contrataciones nuevas y recontrataciones a un directorio estatal.
La notificación de los empleados nuevos acelera el proceso de retención de ingresos para la manutención de menores; expedita la recaudación de la manutención de padres que cambian frecuentemente de trabajo; ayuda a localizar rápidamente a los padres para establecer la paternidad y cumplimiento con las órdenes de manutención de menores. Reportar los empleados nuevos ayuda a que los niños reciban el apoyo que merecen. Los empleadores son muy importantes para asegurar la estabilidad financiera de muchos niños y familias, y deberían enorgullecerse por su participación.
¿Cómo notifico las contrataciones nuevas?
El Centro de Contrataciones Nuevas de Arizona ofrece varias opciones que simplifican el proceso de la notificación de los empleados nuevos. A continuación se enumeran las opciones.
Notificación electrónica...mas
Notificación manual:
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Un informe de la Notificación de Empleados Nuevos:
(Haga clic aquí para descargarla) ,
Usted puede descargar, imprimir, llenar y luego mandarla a nuestro centro por fax o correo.
Lista impresa:
Si su programa informático no puede exportar la información de las contrataciones nuevas a nuestro sistema electrónico, usted sí puede imprimir una lista con dichos datos.
La lista tiene que tener toda la información requerida, tener un tamaño de letra de por lo menos 10 puntos, y mostrar claramente en la parte superior del informe el nombre del empleador, el número de identificación federal del empleador y la dirección.
Formulario W-4:
Si opta por enviar un formulario W-4 como informe de contrataciones nuevas, asegúrese de que cada uno de los formularios sea legible y tenga el nombre, la dirección y el número de identificación federal del empleador escrito en la parte superior de cada formulario.
Servicio de nómina...mas