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Preguntas Frecuentes


Fundamentos de la Notificación de Contrataciones Nuevas
P:  ¿Qué información debo reportar?

R:  De acuerdo con la legislación federal, el estado de Nuevo México pide la información siguiente:

  • Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN) - Si tiene más de un FEIN, por favor asegúrese de utilizar el mismo FEIN que se usa para sus informes de salarios trimestrales cuando usted reporte sus contrataciones nuevas.
  • El nombre del empleador
  • Dirección del empleador
  • Nombre del empleado (primer nombre, segundo nombre, apellido)
  • Dirección del empleado
  • Número de Seguro Social (SSN) del empleado
  • Fecha de contratación del empleado
Información adicional puede ser necesaria para comunicar electrónicamente. Por favor, haga clic aquí para las especificaciones de notificación electrónica.

P:  ¿Cómo puedo reportar de mis empleados nuevos?

R:  Hay una variedad de formas simples y fáciles de reportar los empleados nuevos, incluyendo reportar en línea, electrónicamente y por correo o fax. Para obtener más información sobre las opciones convenientes disponibles, haga clic aquí.

P:  ¿Dónde presento mis informes de las contrataciones nuevas?

R:  Los informes electrónicos - Utilizar nuestro sitio web para reportar en línea es una opción muy popular con los empleadores. Esta característica permite imprimir la confirmación de los informes recibidos; además de estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. Los empleadores pueden enviar archivos en una variedad de maneras, incluyendo la transferencia de archivos a través del sitio web o a través de Protocolo de Transferencia de Archivos ( FTP ) utilizando sus programas de FTP. Los empleadores también pueden enviar directamente a nuestro centro en un disco. Haga clic aquí para obtener más información.

Informes Manuales – Notificaciones de las contrataciones nuevas en papel pueden ser enviadas por fax o por correo a nuestro centro.

P:  ¿Con qué frecuencia debo reportar?

R:  Los empleadores están obligados a reportar dentro de 20 días de la fecha de contratación de un empleado nuevo. Los empleadores que reportan magnéticamente o electrónicamente deben presentar los informes en dos transmisiones mensuales no más de 16 días de diferencia.

P:  ¿Cómo se utilizará la información?

R:   Las leyes federales y estatales describen claramente el uso de la información en las notificaciones de empleados nuevos. El sistema informático del Departamento del Sustento Para Menores de Nuevo México compara la información de empleados nuevos con las órdenes de paternidad y los casos de manutención abiertos para localizar a los padres, para establecer la manutención de niños, así como hacer cumplir las órdenes existentes. Luego, la información se envía al Directorio Nacional de Empleados Nuevos y es utilizada por las agencias de sustento de menores en todo el país.

La información de empleados nuevos también puede ser utilizada por los estados para ayudar a detectar y prevenir los pagos fraudulentos de seguro de desempleo, compensación de trabajadores, y beneficios sociales.

El uso de esta información proporciona apoyo financiero a las familias merecedoras de Nuevo México y trabaja hacia una reducción de los gastos sociales y de seguro de desempleo.

P:  Nunca he reportado las contrataciones nuevas. ¿Qué debo hacer?

R:  Para empezar, reporte de cualquier empleado nuevo que haya contratado en los últimos 180 días. Luego, continúe reportando empleados nuevos dentro de los 20 días de su fecha de contratación.

Acerca de la Ley
P:  ¿Cuál es la ley de contrataciones nuevas?

R:  La Ley de Nuevo México (§50-13-1 a 50-13-4) y la Ley de Reconciliación, Responsabilidad Personal y Oportunidad (PRWORA) de 1996, 42 USC 653A, requieren que todos los empleadores reporten de sus empleados nuevos o re-contratados a un directorio del estado dentro de los 20 días de su fecha de contratación.

P:  ¿Quién debe reportar?

R:  Todos los empleadores y/o las organizaciones laborales en el Estado de Nuevo México.

P:  ¿Que contrataciones se deben notificar?

R:  Los empleadores deberán brindar información sobre los siguientes empleados:

  • Empleados nuevos: los empleadores deberán brindar información sobre todos los empleados que vivan o trabajen en el estado de Nuevo México a quienes prevean pagar algún ingreso, incluso si los empleados trabajan únicamente por un día y cesa su relación laboral (antes de que el empleador haya tenido oportunidad de completar los requisitos de notificación de nuevas contrataciones).
  • Empleados recontratados o llamados otra vez a trabajar: Los empleadores deben reportar recontrataciones, o empleados que regresan al trabajo después de ser despedidos o separados, o se le ha dado un permiso de ausencia sin sueldo o suspendida por lo menos 60 días consecutivas. Esto incluye los maestros, profesores, sustitutos, los trabajadores de temporada, etc.
  • Trabajadores temporarios: las agencias de trabajo temporario son responsables de notificar la contratación de toda persona que emplean para prestar un servicio determinado. Se deberá notificar la contratación del empleado solamente una vez; estas agencias no necesitarán hacer la notificación cada vez que el empleado temporario se presente ante un nuevo cliente. Sin embargo, deberán notificar la recontratación del trabajador si ha habido una interrupción en los servicios prestados o en el pago.
P:  ¿Hay alguien exento de esta ley?

R:  Nadie está exento de esta ley.

P:  ¿Hay que reportar los contratistas independientes (de 1099)?

R:   Nuestro centro acepta a los informes de las contratistas independientes, pero los empleadores no están obligados por ley a presentarlos. El IRS proporciona definiciones estrictas de como identificar si un individuo es un contratista independiente o un empleado, y preguntas con respecto a esta tópico se puede responder poniéndose en contacto con el IRS.

P:  ¿Los sindicatos laborales y enlaces de contratación están obligados a reportar?

R:   Los sindicatos laborales y enlaces de contratación deben reportar de sus propios empleados; es decir, las personas que trabajan directamente para el sindicato o centro de contratación. Si el sindicato o centro de contratación solamente refiere individuos para el empleo, no tiene que reportar estos individuos. Sin embargo, si las organizaciones laborales pagan a las personas que se refieren, en lugar de la persona o entidad a la que se refirió, la organización sería considerada el "empleador" y, por tanto, tendrá la obligación de reportar de empleados nuevos de acuerdo con los requisitos estipulados.

Las Preguntas Comunes de los Empleadores
P:  Soy un empleador con empleados en más de un estado. ¿Qué consideraciones especiales deben hacerse para esto?

R:  Reportar contrataciones nuevas es obligatorio por la ley en los 50 estados por lo que uno de los principales objetivos es que sea lo más fácil posible para que los empleadores cumplan. Para aquellos empleadores que tienen empleados en más de un estado, tenemos dos opciones convenientes para la presentación de informes. Haga clic aquí para obtener más información sobre los reportes de estados múltiples.

P:  ¿Hay una manera más fácil para informar en lugar de la presentación de un formulario de contrataciones nuevas?

R:  Recomendamos altamente reportar sus contrataciones nuevas electrónicamente, ya que hay varias opciones para hacerlo. Usted puede reportar contrataciones nuevas usando nuestro sitio web conveniente, o se puede transmitir un archivo creado por sus recursos humanos o su empresa de nómina. La notificación electrónica elimina el papeleo, aumenta la exactitud de los informes, permite un procesamiento más rápido, y puede ahorrar en gastos de envío y otros costos. Además, nuestro sitio también proporciona una confirmación imprimible de todas las contrataciones nuevas que usted reporte durante una sesión. La notificación electrónica también puede calificar empleadores multi-estatales a reportar las contrataciones nuevas directamente a un estado.

P:  ¿Qué pasa si tengo preguntas sobre sustento para menores o la retención de ingresos?

R:  Nuestro centro no tiene acceso a la información específica de casos de sustento de menores y no tiene la capacidad de responder a las preguntas relacionadas con el sustento para menores.
Visite nuestra página de recursos para los empleadores para encontrar información sobre las agencias de sustento para menores locales, estatales y federales.

P:  ¿Tengo que reportar si no contrato a nadie?

R:  No.

P:  ¿Es obligación reportar de los empleados domésticos (limpieza, enfermera, jardinero)?

R:  La ley requiere que todos los "empleados” sean reportados. Por lo tanto, una persona que es un empleado para propósitos de la retención de impuestos federales de los salarios, es también un empleado para los propósitos de la notificación de los empleados nuevos. Si necesita determinar si usted debe pagar impuestos federales para sus empleados, por favor, póngase en contacto con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) al (800) 829-1040 o visite http://www.irs.gov.

P:  Soy un empleador que tiene más de una dirección. ¿Cuál debo enumerar?

R:  Se debe poner la dirección en la que desea que las órdenes de retención de ingresos sean enviadas. Una dirección de calle a que el correo puede ser enviado es preferida.

P:  Proporciono la información de mis empleados en mis informes trimestrales de salarios. ¿Por qué debo también informar al empleado como un nuevo empleado?

R:  La información de los informes trimestrales de salarios está disponible para propósitos de sustento de menores dentro dos a seis meses después de la fecha de contratación. Cuando usted informa de las contrataciones nuevas pronto, hay muchas más posibilidades de localizar al individuo mientras que aún se encuentran empleados, y la acción requerida puede tomarse de una vez. Por otra parte, se pueden detectar más rápidamente los pagos fraudulentos del seguro de desempleo, la compensación de trabajadores, y los beneficios sociales.

P:  ¿Las agencias temporales tienen que reportar sus contrataciones nuevas para cada trabajo?

R:  Las empresas de trabajo temporal están obligados a reportar de los empleados que firmen un formulario W-4 y se presentan hacer un trabajo. Los empleados sólo necesitan ser reportados una vez, no es necesario reportar el mismo empleado cada vez que hacen un trabajo para un cliente nuevo. Si el empleado ha tenido una interrupción en su trabajo con la agencia y se requiere una nueva forma W-4 cuando regresa, entonces sería necesario reportarlo como un contratación nueva.

P:  ¿Es necesario reportar de un empleado que trabajó durante un par de horas o días y luego dejó su trabajo?

R:  Si un empleado llenó un formulario W-4, incluso si sólo trabajó durante unas horas, se debe reportar de ese empleado. A pesar de que el empleado ya no está con su empresa, podemos obtener información útil, como su dirección y la historia del trabajo.

P:  ¿Tengo que incluir mi FEIN en la línea 10 del W-4? Las instrucciones dicen incluirlo sólo si enviaría al IRS.

R:  Sí, si va reportar de sus empleados nuevos utilizando el formulario W-4, se debe incluir el nombre del empleador, la dirección y el Número Federal de Identificación del Empleador (FEIN) en las líneas 8 y 10 del formulario W-4. Cuando reporte sus empleados nuevos, si usted tiene más de un FEIN, por favor asegúrese de usar el mismo FEIN que usa para reportar salarios trimestrales.

P:  ¿Si compro un negocio de otra persona, tengo que reportar de todos los empleados como contrataciones nuevas?

R:  Si estos empleados han sido informados anteriormente, entonces no, no está obligado de reportar sobre ellos de nuevo. Sin embargo, los empleadores están obligados de reportar de cualquier empleado nuevo que es contratado después de la fecha de la trasferencia de control. Si no está seguro de si los empleados ya han sido reportados, le sugerimos que reporte cualquier empleado contratado en los últimos 180 días.

P:  Además de reportar de los empleados nuevos, ¿se necesita reportar los empleados despedidos también?

R:  No. Sólo se requiere que reporte los empleados nuevos a nuestro centro. Sin embargo, si el empleado despedido tenía una orden de retención de ingresos (IWO por sus signos en inglés) para el sustento de menores, tiene que notificar la terminación con la agencia que originó la orden.

P:  ¿Puedo enviar un formulario W-4 anticuado?

R:  Sí, pero si necesita formularios nuevos, póngase en contacto con el Servicio de Impuestos Internos (IRS).

P:   ¿Si un empleador recibe un aviso federal sobre una orden de retención de ingresos de una entidad no gubernamental, cuáles son los recursos disponibles para el empleador para verificar si se debe aplicar una orden de retención de ingresos?

R:  A la recepción de un aviso federal sobre una orden de retención de ingresos de una entidad no gubernamental, el empleador puede solicitar una copia de la orden de retención, o una copia de la ley estatal que autoriza a otro proceso legal para aplicar la retención de ingresos, como verificación de que la retención de ingresos se ha ordenado de conformidad con la ley estatal.

P:  ¿Qué pasa si todavía tengo más preguntas acerca reportar de contrataciones nuevas?

R:  No dude en llamar al Directorio de nuevas contrataciones de Nuevo México gratis al (888) 878-9480 con cualquier pregunta sobre el proceso de reportar a las contrataciones nuevas. Nuestro servicio de clientes esta disponible para asistirle de lunes a viernes, de 8:00 am a 5:00 pm, hora de Nuevo México.

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