¿Por qué se exige la notificación de nuevas contrataciones?
¿Quién tiene la obligación de enviar la notificación?
¿Qué debo notificar?
¿Cuándo debo hacer la notificación?
¿Cómo notifico las nuevas contrataciones?
¿Dónde notifico las nuevas contrataciones?

¿Por qué se exige la notificación de nuevas contrataciones?

En 1996, el Congreso aprobó una ley llamada "Ley de Reconciliación de Responsabilidad Personal y Oportunidad Laboral" (Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act, PRWORA), como parte de la reforma de bienestar social. Esta legislación impuso el requisito a los empleadores de los 50 estados de notificar las nuevas contrataciones y recontrataciones ante un directorio estatal.

Esta notificación acelera el proceso de retención de ingresos para la manutención de menores, expedita la recaudación de la manutención de padres que cambian frecuentemente de trabajo, y ubica rápidamente a padres sin la custodia para ayudar a establecer la paternidad y cumplir con las órdenes de manutención de menores. La notificación de nuevas contrataciones ayuda a que los niños reciban el apoyo que necesitan. Los empleadores juegan un papel importante a la hora de asegurar la estabilidad financiera de muchos niños y familias, y deberían enorgullecerse por dicha participación.

Para obtener más información sobre esta ley, visite nuestra sección de Preguntas frecuentes.

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¿Quién tiene la obligación de enviar la notificación?

Los empleadores u organizaciones laborales que operan en el estado de Nuevo México deberán brindar información sobre los siguientes empleados:

• Empleados nuevos: los empleadores deberán brindar información sobre todos los empleados que vivan o trabajen en el estado de Nuevo México a quienes prevean pagar algún ingreso, incluso si los empleados trabajan únicamente por un día y cesa su relación laboral (antes de que el empleador haya tenido oportunidad de completar los requisitos de notificación de nuevas contrataciones).
  
  
• Empleados recontratados o llamados otra vez por trabajo: Los empleadores deben reportar recontrataciones, o empleados que regresan al trabajo después de ser despedidos o separados, o le ha dado un permiso de ausencia sin sueldo por más de 60 días, o cualquier descargado de empleo. Los empleadores deben reportar de cualquier empleado que permanece en la nómina durante una interrupción en trabajo o en la remuneración y vuelve al trabajo. Esto incluye los maestros, profesores, sustitutos, los trabajadores de temporada, etc.
  
  
• Trabajadores temporarios: las agencias de trabajo temporario son responsables de notificar la contratación de toda persona que emplean para prestar un servicio determinado. Se deberá notificar la contratación del empleado solamente una vez; estas agencias no necesitarán hacer la notificación cada vez que el empleado temporario se presente ante un nuevo cliente. Sin embargo, deberán notificar la recontratación del trabajador si ha habido una interrupción en los servicios prestados o en el pago.

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¿Qué debo notificar?

Para más información sobre empleadores que operan en varios estados, seleccione aquí.

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¿Cuándo debo hacer la notificación?

La ley de Nuevo México requiere que todos los empleadores envíen los informes de nuevas contrataciones dentro de los 20 días de la contratación, recontratación o retorno al trabajo. Los empleadores que envíen la notificación de manera electrónica o magnética deberán hacerlo en dos transmisiones mensuales, con no más de dieciséis días de diferencia entre una y otra.

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¿Cómo notifico las nuevas contrataciones?

El Directorio de nuevas contrataciones de Nuevo México ofrece varias opciones que simplifican el proceso de notificación. A continuación se enumeran las distintas opciones.

Notificación electrónica

• Notificación por Internet: use este sitio web para notificar las nuevas contrataciones. Esta es la manera más fácil y eficiente de enviar las notificaciones. ¡Inscríbase aquí y empiece ahora mismo!

         ¿Ya está inscrito? Ingrese para notificar las nuevas contrataciones por Internet.

• Cree sus propios informes electrónicos de nuevas contrataciones: seleccione aquí para obtener instrucciones detalladas e información sobre los métodos para transmitir datos y crear informes electrónicos de nuevas contrataciones.

Notificación no electrónica 

• Lista impresa: si su programa informático no puede exportar la información de las nuevas contrataciones a nuestro sistema electrónico, es posible que sí pueda imprimir una lista con dichos datos.
  
  La lista impresa deberá contener toda la información que se requiere en el Formulario de notificación de nuevas contrataciones, tener un tamaño de letra de por lo menos 10 puntos, y mostrar claramente en la parte superior del informe el nombre del empleador, el número de identificación federal del empleador y la dirección.
  
           -O BIEN-
  
  
• Formulario de nuevas contrataciones (seleccione aquí para descargar). Podrá descargar, imprimir, completar y enviar por fax o correo el Formulario de nuevas contrataciones.
  
           -O BIEN-
  
  
• Formulario W-4: si opta por enviar un formulario W-4 como informe de nuevas contrataciones, asegúrese de que cada uno de los formularios sea legible y tenga el nombre, la dirección y el número de identificación federal del empleador escrito en la parte superior de cada formulario.

Otros métodos de notificación

Servicio de nómina: si utiliza un servicio contable o de nómina, podrá solicitarles que notifiquen por usted estas nuevas contrataciones. Los servicios de nómina más importantes ya están enviando las notificaciones de manera electrónica en nombre de miles de empleadores.

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¿Dónde notifico las nuevas contrataciones?

Notificación electrónica: una opción muy usada por los empleadores es la función de notificación de nuestro sitio web. Esta función permite imprimir la confirmación de las notificaciones recibidas y está disponible las 24 horas del día, todos los días.

Los empleadores pueden enviar los archivos con los datos de las nuevas contrataciones de distintas maneras, por ejemplo, a través del sitio web, el protocolo de transferencia de archivos (FTP) o por correo mediante un disquete. Seleccione aquí para obtener más información sobre la notificación electrónica.

Notificación no electrónica: las notificaciones de nuevas contrataciones en papel se podrán enviar por fax o por correo a nuestro Directorio.

Llame al New Mexico New Hires Directory número gratuito (888) 878-1607 si tiene alguna pregunta sobre al proceso de informe de nuevas contrataciones. Nuestro sistema telefónico puede ayudarle las 24 horas del día, los 365 días del año. Nuestro servicio de ayuda está disponible para responder a todas sus preguntas de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m hora del Montaña.

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