Preguntas frecuentes

Acerca de la ley
1. ¿Qué establece la ley de nuevas contrataciones?
2. ¿Quién debe notificar estas contrataciones?
3. ¿Qué contrataciones se deben notificar?
4. ¿Hay alguna persona exenta de esta ley?
5. ¿Se deberá notificar las contrataciones de contratistas independientes (1099)?
6. Los sindicatos y cámaras sindicales de contratación, ¿están también sujetos al requisito de notificación?

Información básica sobre la notificación de nuevas contrataciones
7. ¿Por qué es necesaria la notificación de nuevas contrataciones?
8. ¿Qué información debo notificar?
9. ¿Cómo hago la notificación?
10. ¿Dónde notifico las nuevas contrataciones?
11. ¿Con qué frecuencia debo hacer las notificaciones?
12. ¿Cómo se utilizará la información?
13. Nunca he notificado las nuevas contrataciones. ¿Qué debo hacer?

Preguntas frecuentes de empleadores
14. Soy empleador y tengo empleados en más de un estado. ¿Qué consideraciones especiales, si corresponden, se aplican a este caso?
15. ¿Existe una manera más fácil de notificar la contratación que enviar el Formulario de notificación de nuevas contrataciones?
16. ¿Qué sucede si tengo preguntas sobre la manutención de menores o la retención de ingresos?
17. ¿Tengo la obligación de hacer la notificación si no contrato a nadie?
18. Las contrataciones de empleados domésticos (mucamas, enfermeras, jardineros), ¿deben notificarse?
19. Soy empleador y tengo más de una dirección. ¿Cuál debería usar?
20. Yo incluyo información sobre mis empleados en los Informes trimestrales de salarios. ¿Por qué debo notificar también la contratación de un nuevo empleado?
21. Las agencias de trabajo temporario, ¿deben notificar las nuevas contrataciones para cada uno de los trabajos?
22. ¿Debo notificar la contratación de un empleado que trabajó por un par de horas o de días y que luego renunció?
23. ¿Debo incluir mi número FEIN en la línea 10 del formulario W-4? Las instrucciones dicen que se debe incluir sólo si lo voy a enviar al IRS.
24. Si adquiero un negocio, ¿debo enviar una notificación con la información de los empleados existentes?
25. Además de notificar las nuevas contrataciones, ¿debo notificar cuando un empleado deja de trabajar en la empresa?
26. ¿Puedo enviar un W-4 anterior?
27. ¿Con quién me puedo contactar si todavía tengo preguntas sobre la notificación de nuevas contrataciones?

Acerca de la ley

1. ¿Qué establece la ley de nuevas contrataciones?

La Ley de Nuevo México (§50-13-1 a 50-13-4) y la Ley de Reconciliación de Responsabilidad Personal y Oportunidad Laboral (Federal Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act, PRWORA) de 1996, 42 U.S.C 653A, exigen a los empleadores que envíen información a un directorio estatal sobre los empleados recién contratados o recontratados dentro de los 20 días de su contratación.

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2. ¿Quién debe notificar estas contrataciones?

Todos los empleadores u organizaciones laborales en el estado de Nuevo México.

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3. ¿Qué contrataciones se deben notificar?

Los empleadores deberán brindar información sobre los siguientes empleados:

• Recontrataciones: los empleadores deberán notificar la nueva contratación de antiguos empleados; empleados que regresan a trabajar luego de haber sido despedidos; o de haberse tomado licencia, voluntaria u obligatoria, sin goce de sueldo; que hayan sido separados de su cargo; o cuya relación laboral hubiera cesado. Los empleadores también deberán brindar información sobre todo empleado que permanezca en la nómina de pago durante una interrupción en los servicios prestados, o en el pago, y que luego regresa a trabajar. Entre ellos se incluyen maestros, suplentes, trabajadores de temporada, etc.

• Trabajadores temporarios: las agencias de trabajo temporario son responsables de notificar la contratación de toda persona que emplean para prestar un servicio determinado. Se deberá notificar la contratación del empleado solamente una vez; estas agencias no necesitarán hacer la notificación cada vez que el empleado temporario se presente ante un nuevo cliente. Sin embargo, deberán notificar la recontratación del trabajador si ha habido una interrupción en los servicios prestados o en el pago.

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4. ¿Hay alguna persona exenta de esta ley?

Ninguna persona está exenta de esta ley.

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5. ¿Se deberá notificar las contrataciones de contratistas independientes (1099)?

El Directorio acepta la notificación de contratistas independientes; sin embargo, la ley no exige a los empleadores que notifiquen la contratación de estos trabajadores. El IRS establece lineamientos estrictos sobre quién constituye un contratista independiente y quién constituye un empleado. Si tiene preguntas sobre estos lineamientos, comuníquese con el IRS.

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6. Los sindicatos y cámaras sindicales de contratación, ¿están también sujetos al requisito de notificación?

Los sindicatos y cámaras sindicales de contratación deberán notificar la contratación de sus propios empleados, es decir, individuos que trabajan directamente para el sindicato o cámara sindical de contratación. Si estas organizaciones se limitan a recomendar individuos para su contratación, no hará falta que completen los formularios de nuevas contrataciones por estas actividades. Si el sindicato efectivamente paga a los individuos a quienes recomienda (en vez de que la persona a quien se los recomienda haga el pago), se considerará al sindicato como el "empleador" y entonces estará sujeto a los requisitos de notificación de nuevas contrataciones.

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Información básica sobre la notificación de nuevas contrataciones

7. ¿Por qué es necesaria la notificación de nuevas contrataciones?

Esta notificación acelera el proceso para cumplir con la orden de retención de ingresos para la manutención de menores, expedita la recaudación de la manutención de padres que cambian frecuentemente de trabajo, y ubica rápidamente a supuestos padres o padres sin la custodia para ayudar a establecer la paternidad y cumplir con las órdenes de manutención de menores. La notificación de nuevas contrataciones ayuda a que los niños reciban el apoyo que necesitan. Los empleadores juegan un papel importante a la hora de asegurar la estabilidad financiera de muchos niños y familias, y deberían enorgullecerse por dicha participación.

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8. ¿Qué información debo notificar?

Según lo establece la legislación federal, el estado de Nuevo México solicita la siguiente información:

• Número de identificación federal del empleador (FEIN): si tiene más de un FEIN, asegúrese de usar el mismo número que usa en los informes trimestrales de salarios para notificar las nuevas contrataciones.
• Nombre del empleador
• Dirección del empleador
• Nombre del empleado (primer y segundo nombre, y apellido)
• Dirección del empleado
• Número de seguro social del empleado

Es posible que se solicite información adicional si se envía la notificación de manera electrónica. Seleccione aquí para leer las especificaciones para la notificación electrónica.

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9. ¿Cómo hago la notificación?

Hay varias maneras de notificar las nuevas contrataciones, como ser por Internet, de manera electrónica, por correo y por fax. Para obtener más información sobre las opciones prácticas de enviar la notificación, seleccione aquí. 

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10. ¿Dónde notifico las nuevas contrataciones?

Notificación electrónica: una opción muy usada por los empleadores es la función de notificación de nuestro sitio web. Esta función permite imprimir la confirmación de las notificaciones recibidas y está disponible las 24 horas del día, todos los días.

Los empleadores pueden enviar los archivos con los datos de las nuevas contrataciones de distintas maneras, por ejemplo, a través del sitio web, el sitio FTP o por correo mediante un disquete. Seleccione aquí para obtener más información sobre la notificación electrónica.

Notificación no electrónica: las notificaciones de nuevas contrataciones en papel se podrán enviar por fax o por correo al Directorio.

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11. ¿Con qué frecuencia debo hacer las notificaciones?

Los empleadores deberán hacer la notificación dentro de los 20 días de la contratación del nuevo empleado. Los empleadores que envíen la notificación de manera electrónica o magnética deberán hacerlo en dos transmisiones mensuales, con no más de 16 días de diferencia entre una y otra. 

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12. ¿Cómo se utilizará la información?

Las leyes federales y estatales establecen lineamientos estrictos sobre el uso de la información de nuevas contrataciones. El sistema informático de manutención de menores de Nuevo México compara la información de nuevas contrataciones con los casos abiertos de manutención de menores para ubicar a supuestos padres o padres sin la custodia, y establecer la paternidad y cumplir con las órdenes de manutención de menores, así como hacer cumplir órdenes existentes. Una vez identificadas las concordancias, la información de nuevas contrataciones se envía al Directorio nacional de nuevas contrataciones para que la puedan utilizar las organizaciones gubernamentales de manutención de menores de todo el país.

Los estados también pueden usar esta información para detectar y prevenir pagos fraudulentos a quienes reciben el seguro de desempleo, seguro por accidentes de trabajo y beneficios de bienestar social.

Gracias a esta información, se brinda asistencia financiera a las familias de Nuevo México y se reducen los costos de seguro de desempleo y beneficios de bienestar social. 

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13. Nunca he notificado las nuevas contrataciones. ¿Qué debo hacer?

Empiece por notificar las contrataciones de empleados nuevos en los últimos 180 días. Continúe con la notificación de nuevas contrataciones dentro de los 20 días de la fecha de contratación.

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Preguntas frecuentes de empleadores

14. Soy empleador y tengo empleados en más de un estado. ¿Qué consideraciones especiales, si corresponden, se aplican a este caso?

La notificación de nuevas contrataciones es obligatoria en los 50 estados. Uno de los objetivos de esta legislación es simplificarle a los empleadores el proceso para cumplir con los requisitos. Para los empleadores que tengan empleados en más de un estado, ofrecemos dos prácticas maneras de hacer la notificación. Seleccione aquí para más información.

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15. ¿Existe una manera más fácil de notificar la contratación que enviar el Formulario de notificación de nuevas contrataciones?

Recomendamos especialmente el proceso de notificación electrónica. Usted podrá enviar la notificación desde nuestro sitio web o transmitir un archivo de datos creado por el programa de recursos humanos o nómina de su empresa. La notificación electrónica elimina el papeleo, aumenta la precisión de los informes, permite un procesamiento más rápido, así como ahorrar en el envío por correo y otros costos. Nuestro sitio web también brinda la posibilidad de imprimir la confirmación de las nuevas contrataciones notificadas en esa sesión. La notificación electrónica también puede habilitar a los empleadores con presencia en más de un estado a notificar las nuevas contrataciones directamente a un solo estado.

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16. ¿Qué sucede si tengo preguntas sobre la manutención de menores o la retención de ingresos?

El Directorio de nuevas contrataciones no tiene acceso a información específica sobre manutención de menores y no está en condiciones de contestar preguntas relacionadas con este tema.

Consulte nuestra página del Centro de recursos para el empleador para obtener información sobre las organizaciones gubernamentales a nivel local, estatal y federal de manutención de menores.

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17. ¿Tengo la obligación de hacer la notificación si no contrato a nadie?

No.

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18. Las contrataciones de empleados domésticos (mucamas, enfermeras, jardineros), ¿deben notificarse?

La legislación de notificación de nuevas contrataciones exige que se notifique la contratación de todos los "empleados". De modo que un individuo que se considera empleado a los fines de las retenciones del impuesto federal por ingresos también se lo considera empleado en lo que respecta a la notificación de nuevas contrataciones. Si necesita determinar si le corresponde pagar impuestos federales por ingresos por sus empleados, comuníquese con el Servicio de impuestos internos (IRS) al (800) 829-1040 o visite su sitio web www.irs.gov.

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19. Soy empleador y tengo más de una dirección. ¿Cuál debería usar?

Usted deberá usar la dirección donde quisiera recibir las órdenes de retención de ingresos. Se prefiere una dirección física, siempre que usted pueda recibir correo en esa dirección.

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20. Yo incluyo información sobre mis empleados en los Informes trimestrales de salarios. ¿Por qué debo notificar también la contratación de un nuevo empleado?

La información de las nuevas contrataciones que proviene de los Informes trimestrales de salarios está disponible a partir de los dos a seis meses después de la fecha de contratación. Cuando usted notifica inmediatamente las nuevas contrataciones, existen más posibilidades de ubicar al individuo mientras está empleado, y permite que se tomen con celeridad las medidas correspondientes a la orden de manutención. Además, se puede detectar rápidamente todo pago fraudulento por seguro de desempleo, accidentes de trabajo o beneficios de bienestar social.

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21. Las agencias de trabajo temporario, ¿deben notificar las nuevas contrataciones para cada uno de los trabajos?

Las agencias de trabajo temporario tienen la responsabilidad de notificar la contratación de trabajadores que firman el formulario W-4 y se presentan a trabajar. Se deberá notificar la contratación del trabajador solamente una vez; estas agencias no necesitarán hacer la notificación cada vez que el trabajador temporario se presente ante un nuevo cliente. Si el trabajador deja de prestar servicios a su agencia por un tiempo, y se requiere un nuevo W-4, entonces también será necesario un formulario por nueva contratación.

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22. ¿Debo notificar la contratación de un empleado que trabajó por un par de horas o de días y que luego renunció?

Si el empleado completó el formulario W-4 y sólo trabajó por unas pocas horas, se deberá notificar esta contratación. Si bien el empleado ya no está con la empresa, se puede obtener información útil sobre dicha persona, como su dirección residencial e historia laboral.

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23. ¿Debo incluir mi número FEIN en la línea 10 del formulario W-4? Las instrucciones dicen que se debe incluir sólo si lo voy a enviar al IRS.

Sí, si usted envía la notificación mediante el formulario W-4, deberá incluir su nombre, dirección y número de identificación federal de empleador en las celdas 8 y 10 del formulario W-4. Si tiene más de un FEIN, asegúrese de usar el mismo número que usa en los informes trimestrales de salarios para notificar las nuevas contrataciones.

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24. Si adquiero un negocio, ¿debo enviar una notificación con la información de los empleados existentes?

No, no deberá hacerlo si anteriormente se envió una notificación por estos empleados. Los empleadores deberán enviar la notificación por todos los empleados contratados luego de esa fecha. Si no está seguro de que se hubiera enviado la notificación por dichos empleados, recomendamos enviar una notificación por las personas contratadas en los últimos 180 días.

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25. Además de notificar las nuevas contrataciones, ¿debo notificar cuando un empleado deja de trabajar en la empresa?

No. Únicamente las nuevas contrataciones y recontrataciones deberán notificarse al Directorio. Sin embargo, si el empleado cuya relación laboral ha cesado tenía una orden de retención de ingresos por manutención de menores, se deberá notificar el cese de la relación laboral al organismo gubernamental que emitió la orden.

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26. ¿Puedo enviar un W-4 anterior?

Sí, pero si necesita formularios W-4 nuevos, póngase en contacto con el Servicio de impuestos internos.

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27. ¿Con quién me puedo contactar si todavía tengo preguntas sobre la notificación de nuevas contrataciones?

Llame de inmediato a New Mexico New Hires Directory al número gratuito (888) 878-1607 y plantee cualquier duda que tenga relacionada con el proceso de informes de nuevas contrataciones. Nuestro servicio de ayuda está disponible de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m hora del Montaña.

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