El esquema del archivo se creó para las empresas que tienen la posibilidad de exportar la información de sus nuevas contrataciones desde su software de nómina o de recursos humanos. Si tiene alguna pregunta o necesita más ayuda en relación con los informes electrónicos, póngase en contacto con nuestro Centro a los teléfonos que se encuentran al final del documento.

Al final de este documento encontrará un listado de los métodos que puede emplear para enviar el informe de nuevas contrataciones de su compañía, en el formato que se muestra abajo.

Sin importar el método de transmisión ni el tipo de medio, debe usarse el siguiente esquema para la presentación de archivos.

Informe electrónico: Preguntas más frecuentes

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Esquema de envío del archivo para empresas de New Jersey: Cree el archivo usando FORMATO DE TEXTO ASCII DE ANCHO FIJO.

Información del empleado

Nombre del campo Sortee del campo Tamaño Ubicación Posición Descripción Número de seguro social del empleado* (sin guiones) Número 9 1 9 No se admiten ceros ni números de seguro social (SSN) que comiencen con "8" o "9" Apellido del empleado* (completo) Carácter 18 10 27 A – Z, sin espacios en blanco ni signos de puntuación Primer nombre del empleado* (completo) Carácter 12 28 39 A – Z, sin espacios en blanco ni signos de puntuación Empleado Carácter 1 40 40 A – Z, sin espacios en blanco ni signos de puntuación Primera línea de la dirección del empleado* Carácter 23 41 63 Deben utilizarse caracteres alfabéticos (A–Z) o numéricos(0-9); se admiten algunos signos de puntuación Empleado Carácter 23 64 86 Si corresponde, utilice los mismos datos que en la primera línea de la dirección Ciudad del empleado* Carácter 16 87 102 Deben utilizarse caracteres alfabéticos (A–Z); se admiten algunos signos de puntuación Estado del empleado* Carácter 2 103 104 Código estatal de 2 letras válido (por ej., New Jersey = NJ) Código postal 1 del empleado* Número 5 105 109 No se admiten ceros Código postal del empleado + 4 Número 4 110 113 Si no cuenta con esta información, deje el espacio en blanco Código de país extranjero del empleado Carácter 2 114 115 Utilícelo sólo cuando corresponda y deje en blanco el campo del código de estado de Estados Unidos e ingrese un código de país de dos letras válido (por ej., Reino Unido = UK, Canadá = CA) Código postal extranjero del empleado Número 15 116 130 Utilícelo sólo cuando corresponda y deje en blanco el campo del código de estado Código postal en blanco Fecha de contratación/Forma W4 firmada Número 8 131 138 Fecha de contratación del empleado en formato AAAAMMDD (por ej., 20010420) Fecha de nacimiento Número 8 139 146 M o F Sexo del empleado Carácter 1 147 147 Deben utilizarse caracteres alfabéticos (A–Z) o numéricos (0-9); se admiten algunos signos de puntuación Nombre del empleador* Carácter 30 148 177 Deben utilizarse caracteres alfabéticos (A–Z) o numéricos (0-9); se admiten algunos signos de puntuación Dirección de nómina del empleador (Línea 1)* Carácter 23 178 200 Deben utilizarse caracteres alfabéticos (A–Z) o numéricos (0-9); se admiten algunos signos de puntuación Dirección de nómina del empleador (Línea 2) Carácter 23 201 223 Si corresponde, utilice los mismos datos que en la primera línea de la dirección Ciudad de nómina del empleador* Carácter 16 224 239 Deben utilizarse caracteres alfabéticos (A–Z); se admiten algunos signos de puntuación Estado de nómina del empleador* Carácter 2 240 241 Código estatal de 2 letras válido (por ej., New Jersey = NJ) Primer código postal de nómina del empleador* Número 5 242 246 No se admiten ceros Código postal de nómina del empleador +4 Número 4 247 250 Si no cuenta con esta información, deje el espacio en blanco Código de país extranjero del empleador Carácter 2 251 252 Utilícelo sólo cuando corresponda y deje en blanco el campo del código de estado de Estados Unidos e ingrese un código de país de dos letras válido (por ej., Reino Unido = UK, Canadá = CA) Código postal extranjero del empleador Número 15 253 267 De corresponder; deje en blanco el campo correspondiente al código de estado Código postal en blanco FEIN del empleador* (sin guiones) Número 9 268 276 0 - 9, no se admiten ceros Persona que llena el documento Carácter 44 277 320 Ingrese espacios en blanco; se reserva para uso futuro

*Los nombres de campos en negrita son obligatorios

Notas:

1. Todos los campos deben completarse con letras mayúsculas, justificación izquierda y espacios en blanco al final; los campos opcionales en los que no se ingresen datos deben completarse con espacios en blanco.

2. Controle la información suministrada, pues se devolverán los informes que no cuenten con la información requerida.

Lineamientos para el nombre del archivo

Cuando el archivo este listo para ser almacenado, dele un nombre que empieze con los primeros cuatro caracteres del nombre de su compañía, seguido con el mes y día de creación. Por ejemplo:

Acme Incorporated, archivo creado el 1 de diciembre: acme1201.txt
Microsoft Corporation, archivo creado el 14 de febrero: micr0214.txt

Si por alguna razón no puede utilizar esta convención para el nombre de su archivo, utilize una nomenclatura única. por exemplo, utilize de 4 a 8 letras que sean un acrónimo del nombre de su compañía; también es aceptable si le da el nombre mismo de su empresa. Si va a enviar varios archivos, póngale un nombre único a cada uno. No es posible procesar archivos múltiples con el mismo nombre.

Por favor no utilize "newhire" ni ninguna variación de "newhire" como nombre de su archivo.

Cómo enviar un archivo a nuestro centro

Después de crear un archivo que corresponda a nuestro esquema oficial de envío de archivos, comuníquese a nuestro centro para arreglar una "prueba" de legibilidad de su información. De ese modo podremos ayudarle a determinar la manera más apropiada de enviar su archivo a nuestro centro. A continuación encontrará una lista de las diversas maneras en las que puede enviárnoslo:

Métodos de transmisión electrónica

• Transferencia Web: Regístrese en nuestro sitio Web ( www.nj-newhire.com) y luego inicie una sesión para enviarnos con seguridad un archivo. Además, si utiliza este método recibirá una confirmación de que hemos recibido el informe.
  
  
• FTP (Protocolo de transferencia de archivos de Internet): Esta opción utiliza su conexión a Internet para transmitir archivos. clic aquí para ver las instrucciones.

Tipos de medios magnéticos que pueden enviarse a nuestro centro

Todos los medios magnéticos deben estar claramente etiquetados con el nombre de la persona que lo envía, la dirección del remitente, el número de identificación federal de la empresa (FEIN) y un nombre de contacto con número de teléfono.

• Disquete de 3.5": El disquete debe estar formateado para PC y enviarse en un sobre protector para evitar que se dañe durante el tránsito. Los disquetes no se devuelven.
  
  
• CD-ROM (compatible con PC): El disco sólo debe contener archivos de informes de nuevas contrataciones y enviarse en un sobre protector para evitar que se dañe durante el tránsito. Los discos no se devuelven. Esta opción le permite a las empresas enviar una gran cantidad de informes a un costo menor que el de un carrete de 9 pistas o un cartucho de cinta.
  
  
• Carrete de 9 pistas o cartucho de cinta 3490/3490E: Nuestro centro acepta archivos en este tipo de medio. Debido a los costos que tendrá que cubrir por concepto de envío postal, le recomendamos que considere los métodos mencionados con anterioridad, antes de enviar sus archivos en este tipo de medio.

Este documento se creó para ayudar a las empresas, a los desarrolladores de software y al público en general con la creación de un archivo que cumpla con los lineamientos del esquema de nuestro centro para el envío de archivos de informes electrónicos.

Si necesita asistencia técnica o más información sobre cómo enviar un archivo a nuestro centro, póngase en contacto con nosotros a los números que aparecen más abajo.