Cómo presentar sus informes
¿Por qué se piden los informes de nuevas contrataciones?
¿Quién tiene que presentar el informe?
¿Qué tengo que informar?
¿Cuándo tengo que informar?
¿Cómo informo de las nuevas contrataciones?
¿Dónde informo de las nuevas contrataciones?
¿Por qué se piden los informes de nuevas contrataciones?
Las empresas desempeñan una función esencial para que los niños de New Jersey puedan
recibir la asistencia que necesitan. Por lo general, los niños que no reciben pensión
infantil por orden de un tribunal se ven obligados a vivir en la pobreza o depender
de los programas de asistencia pública. Al cumplir con los requisitos de la ley
de informes de nuevas contrataciones, usted ayudará para que los niños reciban la
asistencia que merecen.
En 1996, el Congreso aprobó una ley llamada "Personal Responsibility and Work Opportunity
Reconciliation Act" (Ley de Reconciliación de Oportunidades Laborales y Responsabilidad
Personal, PRWORA) como parte de la reforma de beneficencia social. Esta legislación
creó el requisito para las empresas de los 50 estados de informar acerca de sus
nuevas contrataciones y recontrataciones de empleados a un directorio estatal.
Los informes de nuevas contrataciones aceleran el proceso de órdenes de retención
de ingresos para el pago de pensiones para niños menores, facilitan el cobro de
estas pensiones en casos de niños cuyos padres cambian con frecuencia de empleo
y ubican con rapidez a padres que no tienen la custodia de los hijos, para ayudar
a establecer la paternidad y las órdenes de pensiones para niños menores. Los informes
de nuevas contrataciones ayudan a que los niños reciban el apoyo que merecen.
Las empresas son un elemento clave para asegurar la estabilidad financiera de muchos
niños y familias, y deben estar orgullosos de su papel.
Si necesita más información acerca de esta ley, visite nuestra sección de Preguntas frecuentes.
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¿Quién tiene que presentar el informe?
Bajo los estatutos comentados 2A:17-56.61 de New Jersey y la ley Federal Personal
Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act of 1996 (Ley de Reconciliación
de Oportunidad Laboral y Responsabilidad Personal, PRWORA), todos los empleadores,
ya sean públicos, privados, gubernamentales o pertenecientes a asociaciones sin
fines de lucro, deben presentar informes acerca de las siguientes personas:
- Nuevos Empleados: Los Empleadores deben informar acerca de todos los empleados
que residan o trabajen en el estado de New Jersey y a los que el empleador vaya a
pagar un sueldo. Debe hacer un informe sobre los empleados, incluso si únicamente
trabajan un día y luego se les despide (antes de que el empleador cumpla con el requisito
de informar de la nueva contratación).
- Empleados recontratados o reincorporados: Los empleadores deben informar de
los empleados recontratados o de empleados que vuelvan al trabajo después de haber
sido liquidados por recorte de personal, suspendidos temporalmente, cesados, o a
los que se haya concedido un permiso sin goce de sueldo o que hayan dejado de trabajar
para dichos empleadores. Los Empleadores también deben informar del regreso al trabajo
de cualquier empleado que haya permanecido en la nómina pero que no haya trabajado
durante un tiempo y no haya cobrado su sueldo. Esto incluye maestros, suplentes,
trabajadores de temporada, etc.
- Empleados temporales: Las agencias de empleo temporal son responsables de
informar de cualquier empleado que contraten para un trabajo asignado. El informe
de los empleados debe hacerse una sola vez; no es necesario volver a hacerlo cada
vez que se envíen a un nuevo cliente. Si el trabajador ha dejado de trabajar o de
recibir salario en su compañía durante un tiempo, entonces es necesario informar
de su recontratación.
- Contratistas: en virtud de la legislación estatal, es menester presentar informes
de nuevas contrataciones en caso de desarrollar actividades comerciales con contratistas
independientes dentro de New Jersey.
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¿Qué tengo que informar?
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Información requerida del empleado
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Información requerida del empleador
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Nombre completo del empleado
(Identifique primer, segundo nombre y apellido)
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Nombre del empleador (utilize el nombre de su compañía)
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Dirección del empleado
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Dirección del empleador (dirección a la cual las formas de pago de impuestos son enviadas)
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Número del seguro social del empleado
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Número de identificación federal del empleador (FEIN). Si cuenta con más de un número de identificación[FEIN], recuerde utilizar el mismo FEIN en sus informes de salarios trimestrales y en los informes de nuevas contrataciones.
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Fecha de nacimiento del empleado
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Fecha de Contratación del empleado
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Si tiene preguntas acerca de los empleadores con empleados en varios estados, clic aquí.
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¿Cuándo tengo que informar?
El estatuto revisado de New Jersey N.J.S.A. 2A:17-56.61 exige que todos los empleadores
presenten sus informes de nuevas contrataciones en un plazo de 20 días a partir
de la fecha de contratación o recontratación del empleado, o del día en que se reintegra
al trabajo. Los empleadores que presenten informes en formato magnético o electrónico
deben enviar los informes en dos transmisiones mensuales, con una diferencia de
entre 12 y 16 días entre los informes.
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¿Cómo informo de las nuevas contrataciones?
El Directorio de Informes de Nuevas Contrataciones de New Jersey ofrece a los empleadores
diversas opciones para la presentación de informes de nuevas contrataciones. A continuación
se enumeran las distintas opciones:
Informes electrónicos
- Informes en línea: use este sitio Web para informar de sus nuevas contrataciones.
Ésta es la forma más eficiente y sencilla de informar de las nuevas contrataciones.
¡Regístrese aquí y empiece ahora mismo!
¿Ya está registrado? Inicie la sesión para presentar sus informes de nuevas
contrataciones a través de Internet.
- Produzca sus propios informes electrónicos de nuevas contrataciones: clic aquí para consultar instrucciones detalladas
y métodos de transmisión electrónica de datos para crear informes electrónicos.
Informes no electrónicos
- Lista impresa: Si su software no puede exportar la información
sobre sus nuevas contrataciones en formato electrónico, es posible que sí pueda
crear una lista impresa que contenga esos datos.
La lista impresa debe tener toda la información que se solicita en la forma de informe
de nuevas contrataciones, debe imprimirse en una letra de por lo menos 10 puntos,
debe llevar el nombre del empleador, el número de identificación federal del empleador
y la dirección, todo ello claramente escrito en la parte superior del informe.
-O-
- Forma de informe de nuevas contrataciones (clic aquí para descargarla). Puede descargar,
imprimir, llenar y enviarnos por fax o por correo una forma de informe de nuevas
contrataciones.
-O-
- Forma W-4 - Si elige presentar una forma W-4 como informe
de nuevas contrataciones, asegúrese que sea legible y tenga el nombre del empleador,
el número de identificación federal del empleador y la dirección, todo ello claramente
escrito en la parte superior del informe.
Otras maneras de presentar el informe
Servicio de nómina: Si utiliza un servicio de nómina o de contabilidad, pidale
que elabore el informe de sus nuevas contrataciones. Compañias competentes que ofrecen
servicios de nómina, elaboran los informes electrónicos de las nuevas contrataciones
para miles de empleadores.
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¿Dónde informo de las nuevas contrataciones?
Informes electrónicos - Muchos de los empleadores utilizan con frecuencia la
function de informes en linea en nuestro sitio Web. Esta
función proporciona una confirmación que puede imprimirse de cualquier informe que
se reciba, y está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.
Los archivos pueden enviarse de diversas formas, tales como la transferencia a través de
este sitio Web, o el envío por correo de un disquete con la información requerida. Haga
clic aquí si quiere saber más acerca de los
informes electrónicos.
Informes no electrónicos - Los informes de nuevas contrataciones en papel
pueden enviarse a nuestro centro por fax o por correo.
Envíe su correo a:
New Jersey New Hire Directory
P.O. Box 4654
Trenton,
NJ
08650-4654 |
Envíe su fax a:
Llame sin costo al: (800) 304-4901 |
Llame al
New Jersey New Hire Directory
número gratuito (877) 654-4737
si tiene alguna pregunta sobre al proceso de informe de nuevas contrataciones. Nuestro
sistema telefónico puede ayudarle las 24 horas del día, los 365 días del año. Nuestro
servicio de ayuda está disponible para responder a todas sus preguntas de lunes
a viernes, de
8:00 a.m. a 5:00 p.m hora del este.
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