Preguntas Frecuentes
Sobre la ley
1. ¿Qué es la ley de nuevas contrataciones?
2. ¿Quién debe presentar los informes
3. ¿Quién debe aparecer en el informe?
4. ¿Hay alguien exento de cumplir con esta ley?
5. ¿Es necesario informar acerca de los contratistas independientes (1099)?
6. ¿También los sindicatos de trabajadores y las bolsas de trabajo sindicalizadas tienen que presentar estos informes?
Informes de Nuevas Contrataciones
7. ¿Por qué son necesarios los informes de nuevas contrataciones?
8. ¿Qué información debo dar?
9. ¿Cómo presento el informe?
10. ¿Dónde informo de las nuevas contrataciones?
11. ¿Con cuánta frecuencia debo enviar los informes?
12. ¿Cómo se usará la información?
13. Nunca he realizado un informe de nuevas contrataciones, ¿qué tengo que hacer?
Preguntas frecuentes de los empleadores
14. Tengo trabajadores contratados en más de un estado. ¿Qué consideraciones especiales, si es que las hay, existen en este caso?
15. ¿Hay un modo más sencillo de presentar el informe, además de enviar una forma de informe de nuevas contrataciones?
16. ¿Qué hago si tengo preguntas acerca de la pension infantil o la retención de ingresos?
17. ¿Tengo que presentar el informe si no contrato a nadie?
18. ¿Es necesario informar acerca de la contratación de empleados del servicio doméstico como sirvientes, enfermero(a)s, jardinero(a)s?
19. Soy un empleador con más de una dirección. ¿Cuál pongo en el informe?
20. Proporciono datos acerca de mis empleados en los Informes trimestrales de salarios. ¿Por qué tengo que informar además de la contratación de un empleado?
21. ¿Las agencias temporales también tienen que informar de sus nuevas contrataciones para cada trabajo?
22. ¿Tengo que presentar un informe por un empleado que trabajó para mí algunas horas o días y luego renunció?
23. ¿Tengo que incluir mi FEIN en la línea 10 de la forma W-4? Las instrucciones dicen que sólo lo incluya si lo envío al IRS.
24. Si adquiero un negocio, ¿tengo que hacer un informe de todos los empleados?
25. Además de informar sobre las nuevas contrataciones, ¿debo hacer un informe de los empleados despedidos?
26. ¿Puedo enviar una forma W-4 atrasada?
27. ¿Qué hago si tengo más preguntas sobre el informe de nuevas contrataciones?
Sobre la ley
1. ¿Qué es la ley de nuevas contrataciones?
Los estatutos comentados
2A:17-56.61 y la Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act
(Ley de Reconciliación de Oportunidad Laboral y Responsabilidad Personal, PRWORA) de 1996,
42 U.S.C. 653A exigen que todos los empleadores informen acerca de las nuevas contrataciones y
recontrataciones de empleados a un directorio estatal dentro de los 20 días de la fecha de
contratación
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2. ¿Quién debe presentar los informes?
Todos los empleadores, ya sean públicos, privados, gubernamentales, o de asociaciones sin fines de lucro, deben presentar informes sobre nuevas contrataciones
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3. ¿Quién debe aparecer en el informe?
Los empleadores tienen que presentar un informe acerca de los siguientes empleados:
- Empleados nuevos: Los empleadores deben informar acerca de todos los empleados que
residan o trabajen en el estado de New Jersey y a los que el empleador vaya a pagar un sueldo. Deben
de hacer un informe sobre los empleados, incluso si únicamente trabajan un día y luego se les
despide (antes de que los empleadores cumpla con el requisito de informar de la nueva contratación).
- Empleados recontratados o Reincorporadosr: Los empleadores deben informar
de los empleados recontratados o de empleados que vuelvan al trabajo después de haber sido liquidados
por recorte de personal, suspendidos temporalmente, cesados, o a los que se haya concedido un
permiso sin goce de sueldo o que hayan dejado de trabajar para dichos empleadores. Los empleadores
también deben informar del regreso al trabajo de cualquier empleado que haya permanecido en la
nómina pero que no haya trabajado durante un tiempo y no haya cobrado su sueldo. Esto incluye
maestros, suplentes, trabajadores de temporada, etc.
- Empleados temporales: Las agencias de empleo temporal son responsables de informar de
cualquier empleado que contraten. El informe de los empleados debe hacerse
una sola vez; no es necesario volver a hacerlo cada vez que se envíen a un nuevo cliente. Si el
trabajador ha dejado de trabajar o de recibir salario en su compañía durante un tiempo, es necesario informar de su recontratación.
- Contratistas:De conformidad con las leyes estatales, es menester presentar informes de nuevas contrataciones en caso de desarrollar actividades comerciales con contratistas independientes dentro de New Jersey.
Las compañías de servicios de nómina que celebren contratos con empleadores que deban presentar informes de nuevas contrataciones estarán sujetas a las mismas obligaciones que los empleadores individuales.
El incumplimiento de la obligación de informar una nueva contratación puede dar lugar a una multa de hasta $25 por infracción.
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4. ¿Hay alguien exento de cumplir con esta ley?
No, Nadie está exento de esta ley.
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5. Es necesario informar acerca de los contratistas independientes (1099)?
En caso de desarrollar actividades comerciales con contratistas independientes dentro de el estado de New Jersey, la legislación estatal dispone la obligación de presentar informes de las nuevas contrataciones
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6. ¿También los sindicatos de trabajadores y las bolsas de trabajo sindicalizadas tienen que presentar
estos informes?
Los sindicatos de trabajadores y las bolsas de trabajo sindicalizadas deben informar de sus propios
empleados; es decir, de las personas que trabajan directamente para el sindicato o bolsa de trabajo
sindicalizada. Si el sindicato o la bolsa de trabajo sindicalizada sólo recomiendan a los trabajadores
para el empleo, no tienen que elaborar un informe de nueva contratación. Si una organización laboral
paga a los individuos que envía a un trabajo (por oposición a aquellos que reciben su sueldo de la
persona o entidad a la que son enviados), la organización laboral debe considerarse como el "empleador"
y está obligado a cumplir con el requisito del informe de nueva contratación.
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Lineamientos básicos para la presentación de informes de nuevas contrataciones
7. ¿Por qué son necesarios los informes de nuevas contrataciones?
Los informes de nuevas contrataciones aceleran el proceso de órdenes de retención de ingresos para
el pago de pension infantil, facilitan el cobro de estas pensiones en casos de niños cuyos
padres cambian con frecuencia de empleo, y ubican con rapidez a supuestos padres o padres que no
tienen la custodia de los hijos, para ayudar a establecer la paternidad y las órdenes de pensiones
para hijos menores. Los informes de nuevas contrataciones ayudan a que los niños reciban el apoyo
que merecen. Los empleadores son un elemento clave para asegurar la estabilidad financiera de muchos
niños y familias, y deben estar orgullosos de su papel.
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8. ¿Qué información debo dar?
De acuerdo con la legislación federal, el Estado de New Jersey requiere la siguiente información:
- Federal Employer Identification Number (Número de identificación federal del empleador, FEIN):
Si cuenta con más de un FEIN, asegúrese de utilizar el mismo que usa para realizar sus informes
trimestrales de salarios cuando haga sus informes de nuevas contrataciones.
- Nombre del empleador
- Dirección del empleador
- Dirección de nómina del empleador
- Nombre del empleado (Nombre(s) y apellido)
- Dirección del empleado
- Fecha de nacimiento del empleado
- Número del seguro social del empleado
- Fecha de Emplea*
* La fecha del primer día de empleo es definida como la fecha en que un empleado empezó a proveer servicios por pago.
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9. ¿Cómo presento el informe?
Hay muchas maneras de informar de nuevas contrataciones, incluyendo los envíos de informes en
línea, informes electrónicos y por correo o por fax.
Para más información acerca de las opciones disponibles para el envío de informes,
clic aquí.
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10. ¿Dónde informo de las nuevas contrataciones?
Informes electrónicos - Los Empleadores pueden enviar de muchas maneras los archivos
con información de las nuevas contrataciones, incluyendo la transferencia de archivos a través
de este sitio Web. Esta función proporciona una confirmación que puede imprimirse de cualquier informe que se reciba, y está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Los archivos pueden enviarse de diversas formas, tales como la transferencia a través de este sitio Web, o el envío de un disquete con la información requerida por correo.
clic aquí si quiere saber más acerca de los informes electrónicos.
Informes impresos - Los informes de nuevas contrataciones impresos pueden
enviarse a nuestro centro por fax o por correo.
Envíe su correo a:
New Jersey New Hire Directory
P.O. Box 4654
Trenton,
NJ
08650-4654 |
Envíe su fax a:
Llame sin costo al: (800) 304-4901 |
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11. ¿Con cuánta frecuencia debo enviar los informes?
Los Empleadores deben presentar su informe dentro de los primeros 20 días a partir de la fecha de
contratación de un empleado nuevo. Los Empleadores que presenten informes en formato magnético o electrónico deben enviar los informes cada 15 días.
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12. ¿Cómo se usará la información?
Las leyes federales y estatales contienen disposiciones estrictas para el uso de los datos contenidos
en los informes de nuevas contrataciones. El sistema de cómputo de pensiones para niños menores de
New Jersey comprueba la información de las nuevas contrataciones en los casos abiertos para ubicar a
supuestos padres o a padres sin custodia para establecer la paternidad y las órdenes de pensiones
para niños menores, y para hacer cumplir las órdenes existentes. Una vez realizadas estas comprobaciones,
la información se envía al National Directory of New Hires (Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones)
y la utilizan las agencias encargadas de pension infantil en todo el país.
Los estados también pueden utilizar la información acerca de las nuevas contrataciones para ayudar
a detectar y evitar el pago fraudulento de seguros de desempleo, compensación laboral y prestaciones
de beneficencia social.
El uso de esta información proporciona ayuda financiera a las familias de New Jersey y permite una
reducción en los costos de seguros de desempleo y de beneficencia social.
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13. Nunca he realizado un informe de nuevas contrataciones, ¿qué tengo que hacer?
Comience por informar de cualquier empleado nuevo que haya contratado en los últimos 180 días. Luego,
siga informando de cualquier nueva contratación que realice, en un plazo que no exceda los 20 días a
partir de la fecha de contratación.
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Preguntas frecuentes de los empleadores
14. Tengo trabajadores contratados en más de un estado. ¿Qué consideraciones
especiales, si es que las hay, existen en este caso?
Los informes de nuevas contrataciones se exigen en los 50 estados. Uno de los objetivos de la
legislación sobre informes de nuevas contrataciones es hacer que cumplir sea lo más sencillo posible
para los empleadores. Para aquellos empleadores con empleados en más de un estado, tenemos dos
opciones convenientes para que presenten sus informes.
clic aquí para ver más información.
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15. ¿Hay un modo más sencillo de presentar el informe, además de enviar
una forma de informe de nuevas contrataciones?
Le recomendamos presentar sus informes electrónicamente. Puede presentar sus informes de nuevas
contrataciones usando nuestro sitio Web o transmitiendo un archivo de datos creado con el software
de nómina o recursos humanos de su compañía. Los informes electrónicos eliminan el papeleo, aumentan
la precisión de los datos, permiten que el proceso sea más rápido y pueden ahorrarle dinero en
envíos a través del correo. Nuestro sitio Web le ofrece además una confirmación de envío de su
informe de nuevas contrataciones que puede imprimir durante la sesión. Además, los informes
electrónicos son un medio excelente para que los empleadores que tienen empleados en varios
estados presenten sus informes directamente a un estado.
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16. ¿Qué hago si tengo preguntas acerca de la pension infantil o la retención de ingresos?
El New Hire Reporting Directory (Directorio de Informes de Nuevas Contrataciones) no cuenta
con acceso a información específica acerca de la pensión infantil y no puede responder
preguntas relacionadas con este tema.
Consulte nuestra página de Recursos para
empleadores si necesita información sobre las agencias locales, estatales y federales
encargadas de la pensión infantil.
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17. ¿Tengo que presentar el informe si no contrato a nadie?
No.
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18. ¿Es necesario informar acerca de la contratación de empleados del servicio
doméstico como sirvientes, enfermero(a)s, jardinero(a)s?
La legislación de informes de nuevas contrataciones indiqua que debe informarse de todos los "empleados".
Por tanto, un individuo que se considere como empleado para los fines de retención salarial del
impuesto federal también se considera como tal para el caso de la presentación del informe de nuevas
contrataciones. Si necesita determinar si debe pagar el impuesto federal sobre la renta por sus
empleados, comuníquese con el Internal Revenue Service (Servicio de Recaudación de Impuestos)
al (800) 829-1040 o visite http://www.irs.gov/español/index.html.
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19. Soy un empleador con más de una dirección. ¿Cuál pongo en el informe?
Debe usar la dirección a la que quiera que se le envíen las órdenes de retención de ingresos. Es
preferible que nos proporcione una dirección con calle y número, siempre que pueda recibir correo ahí.
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20. Yo proporciono datos acerca de mis empleados en los Informes trimestrales de
salarios. ¿Por qué tengo que informar además de la contratación de un empleado?
La ley impone esta obligación dado que la información sobre nuevas contrataciones que figura en los informes salariales trimestrales se encuentra disponible únicamente en un plazo de entre dos y seis meses a partir de la fecha de contratación.
Cuando usted informa de inmediato de las nuevas contrataciones existe mayor oportunidad de localizar a la persona mientras está empleado y pueden tomarse sin demora medidas para el pago de pension infantil.
Además, es posible detectar más rápidamente los fraudes de seguro de desempleo, compensación laboral y pagos de prestaciones de beneficencia social.
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21. ¿Las agencias temporales también tienen que informar de sus nuevas
contrataciones para cada trabajo?
Las agencias de empleo temporal son responsables de informar de sus trabajadores que firmen una forma
W-4 y se presenten a el trabajo asignado. El informe de los trabajadores debe hacerse una sola vez; no
es necesario volver a hacerlo cada vez que se envíen a un nuevo cliente. Si el trabajador deja de laborar
para su agencia por un tiempo y necesita llenar otra forma W-4, entonces también es necesario enviar otro
informe de nueva contratación.
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22. ¿Tengo que presentar un informe por un empleado que trabajó para mí algunas
horas o días y luego renunció?
Si, si el empleado llenó una forma W-4 y sólo trabajó durante unas horas, Usted necesita presentar el informe.
Aunque ese empleado ya no trabaje para usted, puede obtenerse información útil, como el domicilio de
su casa y su historial de trabajo.
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23. ¿Tengo que incluir mi FEIN en la línea 10 de la forma W-4? Las instrucciones
dicen que sólo lo incluya si lo envío al IRS.
Sí. Si va a enviar su informe con la forma W-4, debe incluir el nombre del empleador, su dirección
y su número de identificación federal del empleador(FEIN) en los espacios 8 y 10 de la forma W-4. Si
cuenta con más de un FEIN, asegúrese de utilizar el mismo que usa para realizar sus informes
trimestrales de salarios cuando haga sus informes de nuevas contrataciones.
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24. Si adquiero un negocio, ¿tengo que hacer un informe de todos los empleados?
No, no si ya se ha hecho antes un informe sobre ellos. Los empleadores deben informar de cualquier
nueva contratación que se realice después de esa fecha. Si no está seguro de si ya ha informado
previamente acerca de algún empleado, le recomendamos incluir en el informe a cualquier empleado
contratado en los últimos 180 días.
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25. Además de informar sobre las nuevas contrataciones, ¿debo hacer un informe de los empleados despedidos?
No. Sólo deben enviarse al Directorio informes de las nuevas contrataciones y
recontrataciones. Sin embargo, si el empleado despedido tenía una orden de retención
de ingresos por pensión infantil, el despido debe informarse a la agencia que emitió la orden.
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26. ¿Puedo enviar una forma W-4 atrasada?
Sí, pero si necesita formas W-4 nuevas, póngase en contacto con el Internal Revenue Service (Servicio de Recaudación de
Impuestos).
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27. ¿Qué hago si tengo más preguntas sobre el informe de nuevas contrataciones?
Llame de inmediato a
New Jersey New Hire Directory
al número gratuito (877) 654-4737
y plantee cualquier duda que tenga relacionada con el proceso de informes de nuevas
contrataciones. Nuestro servicio de ayuda está disponible de lunes a viernes, de
8:00 a.m. a 6:00 p.m hora del Este.
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